¡A mí las técnicas de productividad me encanta! Es que no lo puedo evitar, siempre estoy buscando formas de ser más productiva para conseguir hacer más en menos tiempo.

¿Cuántas veces has tenido el típico día en que te pones delante del ordenador, lista y preparada para dar lo mejor de ti y que se convierta en un día productivo, y pasado un tiempo te das cuenta de que no has avanzado nada o qué no sabes por dónde empezar? A mí muchas, te lo aseguro.

Cuando te paras y miras cómo va el día, te das cuenta de que no has avanzado nada, que te has pasado toda la mañana delante de la pantalla y has hecho un 5% de lo que tenías que hacer. En ese momento tu cerebro entra en shock.

La productividad no es algo que se aprenda de la noche a la mañana, hay que aplicar técnicas de productividad y usar métodos y herramientas para mejorar la productividad, ahorrar tiempo y a optimizar cada minuto para conseguir centrarnos en lo importante y ser más productivo.

Sobre la productividad podríamos escribir largo y tendido, de hecho es un tema que a mí me apasiona, pero en este artículo mi intención es, simplemente que conozcas algunas técnicas de productividad que existen para ayudarnos a ser más productivas. En artículos posteriores, iré contando de forma más profunda cada una de estas técnicas para aumentar la productividad.

Como no todas las personas somos iguales, a cada una nos parecerá más interesante o más idónea de aplicar una u otra técnica de productividad según nuestras características.

Descubrir el mejor método para mejorar la productividad, es la clave para conseguir que tu negocio sea más eficiente, así que te animo a que sigas leyendo y encuentres la tuya ¿Estás dispuesta a descubrir una nueva forma de organizarte y hacer más en menos tiempo? ¡Vamos con las 9 mejores técnicas de productividad!

Las 9 mejores técnicas de productividad para emprendedoras

Análisis de Pareto (regla 80/20)

La regla de Pareto o regla de 80/20 fue creada por el italiano Vilfredo Pareto. Consiste en la idea de que el 20% de las acciones son responsables del 80% de los resultados. 

Siguiendo esta línea, el objetivo es ayudarte a priorizar las tareas que son más efectivas para obtener los máximos resultados. Por tanto, hemos de reconocer qué 20% de acciones nos genera el 80% de los resultados y enfocarnos exclusivamente en ellas para potenciar los beneficios de nuestro negocio. En otras palabras, identificar y priorizar las tareas que más impacto van a tener en nuestro negocio. 

Cómo lo podemos aplicar a nuestro emprendimiento:

• Haz una lista de todas las tareas que necesitas hacer hoy. 
• Determina qué  20% de esas tareas que tienes que hacer, tienen mayor impacto en tu negocio
• Hazlas. Si estas tareas pueden desglosarse en tareas más pequeñas, desglósalas
• El resto de tareas puedes posponerlas, delegarlas o directamente eliminarlas, según proceda.

Qué ventajas tiene:

• Tendrás claridad en tus prioridades
• Mayor productividad diaria
• Capacidad para dividir el trabajo en grupos de tareas más simples
• Estrategia más enfocada

Técnica Pomodoro

La Técnica Pomodoro fue creada por el empresario y autor Francesco Cirillo. Esta técnica utiliza un temporizador para dividir su trabajo en intervalos. Cada intervalo se conoce como Pomodoro, llamado así por el cronómetro con forma de tomate que creó Cirillo. 

Cómo funciona

• Elige una tarea que necesites hacer
• Pon el temporizador durante 25 minutos.
• Concéntrate en realizar la tarea durante esos 25 minutos.
• Cuando suene el temporizador, para de hacer la tarea
• Haz un descanso de 3-5 minutos y haz algo que no esté relacionado con el trabajo (tomar un café, caminar…)
• Vuelve a configurar el temporizador otros 25 minutos
• Sigue con la tarea anterior, si es que no la has terminado o empieza con la siguiente tarea
• Cuando vuelva a sonar, para y tómate un descanso de 3-5 minutos
• Una vez que has realizado este proceso 4 veces, puedes comenzar con descansos un poco más largos de 20-30 minutos si todavía no has terminado la tarea

La técnica Pomodoro no solo te enseña a administrar tu tiempo; también te enseña a establecer metas y cómo alcanzarlas. Podrá ceñirse mejor a su horario diario y horario semanal .

Matriz de Eisenhower

Dwight Eisenhower, además de ser presidente, sirvió en el ejército de EEUU durante la Segunda Guerra Mundial y se enfrentó a decisiones difíciles todos los días que lo llevaron a inventar lo que ahora se llama la matriz de Eisenhower , o la matriz urgente-importante .

Consiste en organizar tu lista de tareas en cuatro cuadrantes separados, clasificándolos en Importantes frente a no importantes y urgentes frente a no urgentes. 

Las tareas urgentes son aquellas que sentimos que deben realizarse de inmediato. Las tareas importantes son aquellas que contribuyen a tus objetivos o valores a largo plazo. Idealmente, sólo deberíamos trabajar en tareas de los cuadrantes urgentes e importantes. Las otras tareas, deben delegarse o eliminarlas.

Ley de Parkinson

El historiador británico Cyril Northcote Parkinson se hizo famoso por la frase “el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su finalización”. En otras palabras, dice que la cantidad de tiempo que te das para completar una tarea específica es la cantidad de tiempo que te llevará completar esa tarea.

Esta no es una técnica de gestión del tiempo per se . Es una ley que, cuando se entiende, se puede aplicar como uno de los métodos de gestión del tiempo más beneficiosos que existen, pero tendrás que esforzarse. Eso significa trabajar de manera más eficiente en períodos de tiempo más cortos. 

Imagina que tienes un plazo de dos semanas para finalizar una propuesta para un cliente. Probablemente estés tranquila ya que sabes que dispones de tiempo suficiente para elaborarla. Sin embargo, esa fecha de entrega holgada hace que te demores más de lo necesario para finalizar la tarea en cuestión, o puede que la postergues y la finalices apenas antes de la fecha de vencimiento. En otras palabras, la tarea se expande hasta que ocupa por completo el tiempo que te has establecido para realizarla.

Estos son algunos consejos para administrar el tiempo teniendo en cuenta la Ley de Parkinson:

• Elige una tarea importante que tengas que hacer y asígnale una fecha tope
• Divide la tarea en partes más pequeñas y asígnale un tiempo a cada parte o subtarea por orden de importancia
• Empieza a realizar las tareas, según las prioridades y fechas que te has establecido
• Cuando llegue la fecha de vencimiento de la tarea importante, ya la tendrás completada

Método de bloqueo de tiempo

Elon Musk es conocido por ser productivo. Administra su tiempo de manera tan eficiente que puede trabajar más de 80 horas a la semana y aun así tener tiempo para sí mismo. ¿Cuál es su secreto? Bloqueo de tiempo.

Cómo funciona el bloqueo de tiempo:

Desde el momento en que te despiertes, asigna cada bloque de tiempo de tu día a una tarea. Estas tareas pueden ser cualquier cosa, desde desayunar hasta mandar un email a un cliente. A continuación te muestro los pasos que usa Elon Musk para bloquear su tiempo: 

1. Divide una hoja de papel en dos columnas. A la izquierda, escribe cada hora del día y crea bloques de tiempo, como fragmentos de media hora o de una hora. 
2. Calcula el tiempo que te llevará completar cada una de sus tareas y colócalas en tus bloques de tiempo. 
3. Agrega tiempos intermedios entre cada bloque de tiempo para permitir ajustes durante el día.

Tengo que decirte que, este es uno de mis métodos favoritos y que uso a diario en mi trabajo. Además, si usas Google Calendar y aplicas días temáticos, tu productividad pasará a otro nivel ¡te lo aseguro!

Método GTD

Creado por el autor David Allen, este proceso te ayuda a hacer las cosas al registrar tareas en papel  o en cualquier app de notas y luego dividirlas en elementos de trabajo procesables.

Este método es un poco más complejo, así que, al igual que los otros, sólo describiré brevemente y en otro artículo, más adelante, lo desarrollaré de forma más extensa

El método está compuesto por cinco sencillas prácticas para sistematizar el desorden en tu cerebro y lograr que las cosas se hagan: 

1. Captura todo: Recopila todo lo que se te ocurra. ¡Nada es demasiado grande o demasiado pequeño! Estos elementos van directamente a tu libreta o app.
2. Clarifica: Ve tarea por tarea y pregúntate si son accionables o no. Si una de las tareas no es procesable, es decir, no vas a hacer nada con ella, ignórala por ahora. Si es procesable, hazlo, delégala o déjala a un lado.
3. Organiza tus acciones: Con las tareas que has decidido que son accionables y que vas a hacer, priorízalas de acuerdo con lo que necesitas hacer y cuándo. Añade fechas a tu calendario, delega proyectos a otras personas, archiva el material de referencia y ordena tus tareas.
4. Revisa: revisa tu lista de acciones con frecuencia para determinar tu próxima prioridad. Tacha las tareas que has realizado y actualiza tu lista.
5. Ejecuta: Ponte a trabajar en las cosas importantes.

Método de planificación rápida RPM

RPM significa «método de planificación rápida» o «resultado, propósito y plan de acción masivo». Fue desarrollado por el orador motivacional Tony Robbins como una forma de entrenar tu cerebro para que se concentre en una visión de lo que quieres para que puedas hacerlo realidad.

Cómo funciona:

1. Captura: Anota todas las tareas que necesitas realizar esta semana. 
2. Fragmenta: «fragmenta» tus tareas juntas por puntos en común (trabajo, familia, formación…)
3. Crea tus bloques RPM: en la parte superior de una nueva hoja de papel, haga tres columnas: la tarea, el resultado que deseas al completar esa tarea y tu propósito para completarla. A continuación, enumera las acciones que puedes tomar para llegar allí.
4. Crea un papel de empoderamiento: Basta una frase o cualquier cosa que al leerla te motive para completar tu objetivo.

Teoría del tarro de pepinillos

Esta teoría te ayudará a descubrir qué es útil y qué no es útil en tu vida diaria. Te permite planificar tareas con tiempo de sobra y establecer prioridades para tu día.

Cómo funciona:

Imagina un tarro de pepinillos lleno de arena, guijarros (piedras) y rocas. La arena está en el fondo y las rocas se asientan en la parte superior.  

1. La arena: representa elementos disruptivos de tu día, como llamadas telefónicas, mensajes de texto, correos electrónicos, redes sociales, etc.
2. Los guijarros: representan tareas que deben completarse, pero que pueden ser realizadas en otro día o por otra persona.
3. Las rocas: estas son las tareas más importantes que debes realizar hoy.

Coge toda tu lista de tareas, una a una y encájalas en estas categorías. Luego haz una lista de tareas que comience con las rocas y termine con la arena (si el tiempo lo permite). Incluye una estimación de tiempo honesta al lado de cada uno. Trata de no planificar más de seis horas de una jornada laboral de ocho horas. Esto dejará tiempo por si surgen las piedritas y la arena (imprevistos).

Técnica de productividad comerse esa rana

Esta técnica lleva el nombre de una cita de Mark Twain: “Cómete una rana viva a primera hora de la mañana y no te pasará nada peor en el resto del día”. Quiere decir que comiences tu día haciendo primero las tareas más difíciles o que menos te gustan.

Cómo funciona:

1. Tener claro el objetivo . ¿Qué es lo que más deseas lograr? 
2. Escríbelo . 
3. Establece una fecha límite .  
4. Crea una lista de las cosas que debes hacer para lograr tu objetivo. 
5. Organiza esta lista en orden de prioridad . Los elementos más importantes son probablemente los más difíciles. Estas son tus «ranas».  
6. Toma acción Si tienes más de una rana en tu plato, cómete primero la más difícil.
7. Repite este ciclo todos los días para que siempre estés haciendo algo que te empuje hacia tu meta.

Como puedes ver, la mayoría de técnicas de productividad, consisten en dividir tus tareas e ir haciéndolas de una en una por orden de importancia y es que, la multitarea no funciona. Es mucho más eficiente centrarse en una tarea y, una vez terminada, pasarse a otra.

Y un último consejo, si tiendes a dejar las cosas para última hora, prueba la Ley de Parkinson o el método de comerse una rana. Y si te cuesta concentrarte en la tarea que estás realizando, probablemente te vaya bien la Técnica Pomodo e ir trabajando más intensamente en intervalos cortos.

Encuentra la tuya para mejorar tu productividad, ponla en práctica y me cuentas qué tal ha ido ¿vale? ¿Has probado anteriormente alguna de estas técnicas de productividad? ¿Cómo te ha ido? ¿Usas alguna actualmente? ¡Me encantaría leerte en los comentarios!

Y para ayudarte a poner en marcha tu productividad, te dejo estos planificadores diario y semanal. Simplemente haz clic y rellena tus datos. ¡Espero que lo disfrutes!